Việc chuyển dữ liệu từ bảng tính Microsoft Excel sang phần mềm Microsoft Word là công việc thường gặp ở những người làm văn phòng. Đây tuy không hẳn là một tính năng nâng cao nhưng nếu người dùng muốn sử dụng thành thạo tính năng chèn bảng tính từ phần mềm Microsoft Excel sang Microsoft Word thì đòi hỏi người sử dụng cần phải trang bị cho mình những kiến thức về Excel nhất định.
Thông qua tính năng chèn bảng Excel vào Word thì người dùng có thể tìm hiểu mối liên kết và cách sử dụng giữa 2 phần mềm Microsoft Word và Microsoft Excel. Thông thường trong sao chép dữ liệu từ bảng tính Microsoft Excel và dán vào Microsoft Word thì một số dữ liệu trong bảng tính Excel do vượt quá khuôn khổ trong một trang giấy A4 nên sẽ bị mất đi. Do vậy trong bài viết ngày hôm nay, Gunbound M xin gửi tới các bạn hướng dẫn cách chèn bảng Excel vào Word nhanh chóng và dễ thực hiện nhất. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
1. Tại sao cần phải chèn bảng tính Microsoft Excel vào Microsoft Word?
Chắc hẳn không ít người dùng sẽ đặt ra câu hỏi này khi chúng ta đều biết rằng Microsoft Excel và Microsoft Word là 2 phần mềm nằm trong bộ công cụ phần mềm văn phòng vô cùng nổi tiếng Microsoft Office của hãng phần mềm khổng lồ Microsoft. Mọi người dùng tại Việt Nam, bao gồm từ những người đi làm cho tới những học sinh, sinh viên đều ít nhất một lần đã sử dụng qua bộ công cụ này. Điều đó cho thấy mức độ phổ biến của nó trong đời sống hiện nay. 2 phần mềm này được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu công việc khác nhau.
Trong khi Microsoft Word là một công cụ hỗ trợ soạn thảo và biên tập văn bản có thể nói là tốt nhất trên thị trường hiện nay thì Microsoft Excel lại là một công cụ hỗ trợ bảng tính cực kì mạnh mẽ. Chính vì những tính năng khác nhau nên đôi khi trong công việc, người dùng cần sử dụng những dữ liệu từ Microsoft Excel để làm việc trên Microsoft Word, hay nói cụ thể hơn là chèn bảng tính từ Microsoft sang Microsoft Word. Tuy nhiên với đặc thù là một phần mềm soạn thảo văn bản nên Microsoft Word không thể xử lý được những dữ liệu, những hàm tính phức tạp và rắc rối mà Microsoft Excel đang đảm nhận.
Chính vì vậy cần phải có một cách để chèn bảng tính Microsoft Excel và Microsoft Word mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cũng như thuận lợi cho quá trình biên tập trên Microsoft Word. Vì đều là những phần mềm nằm trong một bộ công cụ tổng hợp tới từ cùng một nhà phát triển nên Microsoft Excel và Microsoft Word hỗ trợ nhau rất tốt trong việc liên kết, chuyển dữ liệu. Việc chèn bảng tính Microsoft Excel vào trong Microsoft Word sẽ giúp các bạn có được ví dụ minh họa trực quan và cụ thể cho văn bản hay báo cáo của mình, giúp cho văn bản của bạn có được cái nhìn sinh động và trực quan bằng các số liệu, bảng biểu và các công thức.
2. Hướng dẫn cách chèn bảng tính Microsoft Excel vào Microsoft Word
Để đảm bảo quá trình chèn bảng tính Microsoft Excel vào Microsoft Word được thuận lợi, hạn chế xảy ra lỗi gây mất mát dữ liệu thì điều đầu tiên cần làm là các bạn hãy chuyển 2 tập tin Microsoft Excel và Microsoft Word cần liên kết dữ liệu vào trong cùng 1 thư mục. Điều này cũng giúp các bạn có thể dễ dàng kiểm soát các tệp tin hơn, đồng thời cũng giúp dữ liệu giữa 2 tệp tin luôn được đồng bộ. Một khi bạn liên kết dữ liệu giữa 2 tệp tin Microsoft Excel và Microsoft Word thì mọi thay đổi chỉnh sửa của người dùng được thực hiện trên bảng tính Microsoft Excel sẽ được tự động cập nhật trên tệp tin Microsoft Word, miễn sao các tệp tin được lưu trữ ở trong cùng một thư mục với nhau. Điều này giúp người dùng không phải cập nhật lại văn bản Microsoft Word, giúp tạo thuận lợi tối đa cho người sử dụng.
Để chèn bảng tính Microsoft Excel vào Microsoft Word thì đầu tiên các bạn hãy mở phần mềm Microsoft Word lên. Tại giao diện chính của phần mềm các bạn nhấp chuột chọn tab Insert -> chọn Text -> chọn Object:
Trong hộp thoại Object các bạn hãy nhấp chuột chọn tab Create From File -> chọn vào Browse để điều hướng tới bảng tính Microsoft Excel cần chèn
Các bạn hãy lựa chọn đường dẫn tới file Microsoft Excel cần chèn -> nhấp chuột chọn Insert:
Quay trở lại hộp thoại Object các bạn hãy nhấp chuột chọn mục Link to file để khi chúng ta tiến hành chỉnh sửa dữ liệu trên bảng tính Microsoft Excel thì dữ liệu trên Microsoft Word cũng được cập nhật -> cuối cùng bạn chọn OK:
Như vậy là bảng tính Microsoft Excel đã được chèn vào Microsoft Word
Bạn có thể tiến hành chỉnh sửa trực tiếp bảng tính ở trên Microsoft Word bằng cách nháy đúp chuột vào bảng tính. Lúc này bảng tính Microsoft Excel sẽ hiện ra, bạn hãy tiến hành chỉnh sửa dữ liệu trong Microsoft Excel, sau đó lưu lại.
Quay trở lại Microsoft Word bạn hãy nhấp chuột phải vào bảng tính, chọn Update Links.
Dữ liệu bảng tính trong Microsoft Word đã được cập nhật.
Trên đây là hướng dẫn cách chèn bảng Excel vào Word mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn ngày hôm nay. Có thể thấy rằng sau khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trên bảng tính Microsoft Excel thì dữ liệu trên Microsoft Word cũng được cập nhật đồng thời, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều. Bạn cần lưu ý rằng khi đã tiến hành chèn bảng Microsoft Excel vào trong Microsoft Word và liên kết dữ liệu thì bạn không nên xóa hoặc di chuyển file Microsoft Excel ra khỏi thư mục gốc ban đầu để tránh hư hại dữ liệu. Chúc các bạn thao tác thành công!
