Danh sách thả xuống (Drop Down List) là một dạng danh sách tùy chọn có thể tạo ra trong phần mềm Microsoft Excel. Việc sử dụng danh sách thả xuống sẽ giúp cho người dùng có thể tận dụng một cách tốt nhất những tính năng đi kèm của bảng biểu. Với 1 danh sách thả xuống thì người dùng có thể lựa chọn tùy ý các mục trong danh sách tạo sẵn, từ đó góp phần làm tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tối ưu hóa được các thao tác sử dụng trong Microsoft Excel. Việc sử dụng danh sách thả xuống thường đi kèm với tính năng Data Validation.
Tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng dễ dàng tùy chỉnh những thiết lập phức tạp trong danh sách tùy chọn như hiển thị 1 danh sách các lựa chọn theo dạng thả xuống (Drop down list) dành cho người sử dụng hoặc giới hạn 1 số kiểu dữ liệu nhập vào nhất định trên một ô tính bất kỳ. Tính năng này tỏ ra vô cùng hữu ích khi người lập bảng muốn đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của các dữ liệu nhập vào trên bảng tính Excel đó. Trong bài viết ngày hôm nay Gunbound M xin gửi tới các bạn hướng dẫn Cách tạo List, Drop Down List trong Excel một cách đơn giản, nhanh chóng và dễ thao tác nhất. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Hướng dẫn Cách tạo List, Drop Down List trong Excel đơn giản
Để tạo ra một danh sách thả xuống thì trước hết các bạn cần phải có 1 bảng tính với những dữ liệu cơ bản. Sau đó dựa theo dữ liệu trên bảng tính này mà các bạn hãy lên danh sách những lựa chọn sẽ được sử dụng trong Drop down list. Danh sách lựa chọn Drop down list này các bạn có thể nhập khi tạo chúng trên tính năng Data Validation hoặc các bạn cũng có thể sử dụng danh sách tạo sẵn trên một trang tính khác trên bảng tính (sheet) hiện tại hoặc ở trên 1 bảng tính khác. Giả sử trong ví dụ dưới đây chúng ta sử dụng danh sách lựa chọn Drop down list nằm trong 1 trang tính (Sheet) khác thuộc bảng tính hiện tại. Đầu tiên các bạn hãy lựa chọn bôi đen toàn bộ cột muốn tạo danh sách thả xuống. Tiếp theo trên thanh Ribbon các bạn nhấp chuột chọn tab Data => chọn mục Data Validation nằm trong nhóm Data Tools.
Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Data Validation. Trong hộp thoại này các bạn hãy nhấp chuột chọn tab Settings. Tại tab này các bạn có thể tùy chỉnh những giới hạn kiểu dữ liệu cho phép nhập vào các ô đã lựa chọn khác nhau như ngày tháng (date), số thập phân (decimal), thời gian (time), số (number),… Với mục đích tạo một Drop down list thì chúng ta hãy lựa chọn kiểu dữ liệu là List để tạo danh sách thả xuống trên các ô đã chọn ở trên.
Tiếp theo các bạn cần lựa chọn nguồn chứa dữ liệu những lựa chọn cho danh sách thả xuống. Có 2 cách để thực hiện thao tác này. Cách thứ nhất là chúng ta sẽ nhập thủ công các lựa chọn vào trong ô Source, mỗi lựa chọn sẽ được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy. Cách làm này chỉ phù hợp với những danh sách có ít lựa chọn do nó khiến cho người dùng mất rất nhiều thời gian và công sức, không phù hợp với danh sách có nhiều lựa chọn. Cách thứ 2 là chúng ta sẽ sử dụng một dữ liệu các lựa chọn cho trước, ở ví dụ chính là những lựa chọn nằm trong Sheet2. Sử dụng cách này sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm thời gian, công sức và dễ quản lý hơn rất nhiều,. Đồng thời cách này cũng cho phép người dùng có thể ẩn sheet chứa nguồn dữ liệu khi cần chia sẻ file với người khác. Để thao tác lựa chọn nguồn dữ liệu với cách thứ 2 thì các bạn nhấp chuột vào nút hình mũi tên hướng lên ở bên phải dòng Source.
Lúc này hộp thoại Data Validation sẽ xuất hiện cho phép người dùng lựa chọn nguồn dữ liệu. Các bạn hãy lựa chọn tới trang tính chứa các lựa chọn đã tạo sẵn nằm tại Sheet2. Các bạn hãy lựa chọn những ô chứa các dữ liệu của drop down list đã tạo sẵn từ trước, sau đó nhấn vào nút công cụ hình mũi tên hướng xuống ở bên phải ô Source để thêm các lựa chọn vào trong ô Source trên hộp thoại Data Validation.
Cuối cùng các bạn nhấn OK để hoàn tất. Và đây là kết quả
Sau khi lựa chọn xong nguồn dữ liệu cho danh sách drop down list thì các bạn có thể tiến hành tạo gợi ý khi nhập liệu để giúp cho người dùng có thể dễ dàng nhập liệu và ít mắc phải sai sót hơn. Để tạo ra 1 gợi ý sẽ hiển thị khi bạn chọn vào 1 ô tính nằm trong danh sach thả xuống thì trong hộp thoại Data Validation các bạn hãy chọn sang tab Input Message và tick chuột vào ô Show input mesenger when cell is selected. Tiếp theo các bạn hãy nhập tiêu đề của gợi ý trong dòng Title và nội dung của gợi ý vào trong ô Input Message.
Lúc này khi bạn lựa chọn vào ô tính sẽ hiển thị thông báo trợ giúp đã nhập.
Ngoài ra 1 tùy chỉnh khác khá hữu dụng của drop down list giúp cho dữ liệu có tính toàn vẹn và nhất quán đó là người dùng có thể tạo ra 1 thông báo lỗi (error message). Thông báo này sẽ hiển thị khi người sử dụng cố gắng nhập vào 1 kiểu dữ liệu nào đó không khớp với kiểu dữ liệu mà bạn đã lựa chọn sẵn cho danh sách thả xuống. Để cài đặt thông báo lỗi này thì các bạn hãy nhấp chuột chọn tab Error Alert trong hộp thoại Data Validation. Trong mục này các bạn có thể lựa chọn những kiểu thông báo sau:
– Stop: Thông báo lỗi sẽ hiện ra khi người dùng nhập sai kiểu dữ liệu. Người dùng chỉ có thể nhập lại và xóa dữ liệu nhập sai.
– Warning: Thông báo lỗi sẽ hiện ra khi người dùng nhập sai kiểu dữ liệu. Người dùng có thể tiếp tục nhập vào kiểu dữ liệu đó hoặc xóa đi và nhập lại kiểu dữ liệu đã được quy định trước.
– Information: Chỉ hiển thị thông báo khi người dùng nhập sai kiểu dữ liệu mà không bắt buộc người dùng phải nhập lại.
Tùy theo yêu cầu và mục đích của mình mà các bạn hãy lựa chọn kiểu cảnh báo lỗi phù hợp.
Lúc này khi người dùng nhập vào một kiểu dữ liệu khác với kiểu dữ liệu đã được quy định sẵn thì 1 thông báo lỗi sẽ hiện ra.
Như vậy trên đây là hướng dẫn cách tạo List, Drop Down List trong Excel mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay. Việc sử dụng danh sách thả xuống Drop Down List trong Microsoft Excel sẽ giúp cho các bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức khi xử lý dữ liệu trên bảng tính. Chúc các bạn thao tác thành công!
