Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ trực tuyến (đám mây) tốt nhất hiện nay dành cho người dùng phổ thông bên cạnh Dropbox, Microsoft OneDrive hay iCloud. Lưu trữ đám mây đang dần trở thành một xu hướng công nghệ mới. Với việc đăng ký và sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây, người sử dụng có thể tải lên và lưu giữ những dữ liệu mà mình mong muốn như tài liệu, hình ảnh, video cho tới các ứng dụng, các chương trình phần mềm,… Google Drive cũng hỗ trợ người sử dụng quản lý, phân loại dữ liệu một cách cụ thể và chi tiết giúp tăng mức độ tiện lợi trong quá trình sử dụng. Bạn cũng có thể tải về ứng dụng Google Drive trên máy tính để đồng bộ dữ liệu với máy tính của mình, mang lại rất nhiều sự tiện ích cho người dùng. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi xin gửi tới các bạn hướng dẫn cách sử dụng Google Drive trên máy tính. Mời các bạn cùng theo dõi.
1. Truy cập và đăng nhập vào Google Drive
Đầu tiên để đăng nhập vào Google Drive thì các bạn hãy truy cập vào liên kết https://www.google.com/drive/, sau đó các bạn nhấp chuột vào nút “Go to Google Drive” để tiến hành đăng nhập.
Do Google có chính sách 1 tài khoản dùng chung cho tất cả các dịch vụ nên bạn hãy sử dụng tài khoản Gmail của mình để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản bạn hãy tạo cho mình một tài khoản mới.
2. Tạo mới và tải dữ liệu lên Google Drive
Để tạo mới một file dữ liệu hoặc thư mục lưu trữ trên Google Drive thì tại giao diện màn hình chính ta nhấp chuột vào nút “New” > chọn Folder ở dòng đầu tiên trong menu hiện ra. Lúc này một cửa sổ thông báo cho phép bạn đặt tên cho thư mục. Sau đó các bạn nhấn Create để tạo thư mục. Với những người có nhu cầu lưu trữ nhiều dữ liệu khác nhau thì nên tạo nhiều thư mục lưu trữ khác nhau với tên gọi được phân biệt rõ ràng để dễ quản lý dữ liệu của mình. Trong menu “New” có những tùy chọn sau:
– Folder: Tạo một thư mục mới.
– File upload: Upload một file dữ liệu từ máy tính của bạn lên tài khoản Google Drive.
– Folder upload: Upload một thư mục dữ liệu từ máy tính của bạn lên tài khoản Google Drive.
– Google Docs, Google Sheets, Google Slides: Tạo một file dữ liệu sử dụng các ứng dụng văn phòng của Google (giống như bộ công cụ Microsoft Office).
– More: Thêm tùy chọn.
Để tải file dữ liệu lên bạn nhấp chuột chọn File upload để tải một file bất kỳ lên Google Drive.
Trong hộp thoại mới hiện ra các bạn chọn file cần tải lên, sau đó nhấn Open. Để tải lên nhiều file bạn có thể bôi đen lựa chọn nhiều file cùng lúc hoặc nếu sử dụng tính năng File upload để tải lên một thư mục chứa các file dữ liệu trong đó.
3. Chia sẻ dữ liệu trên Google Drive
Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất của các dịch vụ lưu trữ đám mây nói chung, đó là người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình tới người khác. Để chia sẻ một file hay một thư mục bất kỳ bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào file/thư mục đó, chọn Share…
Một hộp thoại xuất hiện cho phép các bạn điền tên của người được chia sẻ trong mục People. Bạn có thể note lại nội dung chia sẻ tới người nhận hay phân quyền cho phép họ chỉ xem hay có thể bình luận hoặc chỉnh sửa dữ liệu như:
– Can edit: Có thể chỉnh sửa tài liệu.
– Can comment: Có thể bình luận tài liệu.
– Can view: Có thể xem tài liệu.
Cuối cùng bạn nhấp chuột vào nút Send (màu xanh) ở dưới góc bên tay trái hộp thoại “Share with others” để thực hiện việc chia sẻ với họ. Danh sách người đã được chia sẻ file này sẽ hiện lên trong dòng “Shared with…”
4. Cài đặt đồng bộ hóa Google Drive trên máy tính
Để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng, thay vì phải truy cập trang web mỗi lần sử dụng thì chúng ta có thể sử dụng ứng dụng Google Drive trên máy tính bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng cài đặt (bánh răng) trên thanh menu, chọn “Get Backup and Sync for Window”.
Một cửa sổ mới hiện ra, chúng ta chọn nút Download bên mục Personal để tải xuống ứng dụng.
Bạn hãy đợi một chút để máy tính tải về bộ cài đặt Google Drive. Lúc này tốc độ đường truyền internet sẽ ảnh hưởng rất lớn tới thời gian hoàn thành
Sau khi hoàn tất quá trình tải xuống, bạn nhấp chuột chọn Get Started để bắt đầu sử dụng.
Bạn hãy tiến hành đăng nhập lại tài khoản Google Drive một lần nữa để bắt đầu sử dụng. Bạn hãy sử dụng chung một tài khoản để quá trình đồng bộ diễn ra thuận lợi và cũng sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng.
Sau khi bạn đăng nhập thành công, quá trình đồng bộ dữ liệu trên Google Drive sẽ được diễn ra. Lúc này trên máy tính của bạn sẽ xuất hiện thư mục Google Drive với biểu tượng kèm theo. Trong thư mục đó sẽ chứa những tài liệu mà bạn đã tải lên trên Google Drive.
Trên đây chúng tôi đã giới thiệu tới các bạn những hướng dẫn cách sử dụng Google Drive trên máy tính. Ngoài những tính năng mà chúng tôi đã giới thiệu thì còn rất nhiều những tính năng khác để các bạn khám phá trong quá trình sử dụng. Chúng tôi chỉ gửi tới những hướng dẫn cơ bản nhất đẻ các bạn sử dụng được dịch vụ Google Drive. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết.